Datenschutzerklärung

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 13 und 14 DSGVO · Stand: August 2026

Diese Erklärung gilt für veloverwaltung.de einschließlich der von dieser Website aus angesprochenen Dienste unter forms.velo-automation.de. Für die Website velo-automation.de selbst gilt die dort veröffentlichte Erklärung; die dortigen Dienste kommen hier nicht zum Einsatz. Für das Dashboard, das wir für eine Hausverwaltung betreiben, gilt zusätzlich der Vertrag zur Auftragsverarbeitung — dazu unten der eigene Abschnitt.

Verantwortliche Stelle

Velo Automation, Einzelunternehmen
Inhaber: Markus Knigge
Warnestr. 10, 38259 Salzgitter, Deutschland
E-Mail: kontakt@velo-automation.de

Vollständige Anbieterangaben im Impressum. Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt. Die Voraussetzungen des Art. 37 Abs. 1 DSGVO und des § 38 BDSG liegen nach unserer dokumentierten Bewertung nicht vor. Für alle datenschutzrechtlichen Anliegen erreichen Sie uns unter kontakt@velo-automation.de.

Hosting und Server-Protokolle

Diese Website läuft auf einem eigenen Server bei der IONOS SE, Montabaur, in einem Rechenzentrum in Deutschland. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO liegt vor. Beim Aufruf werden automatisch Protokolldaten erfasst: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp und -version, Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im technischen Betrieb, in der Fehlersuche und in der Abwehr von Angriffen. Protokolldaten werden nach 14 Tagen gelöscht.

Reichweitenmessung ohne Cookies

Diese Website setzt keine Cookies. Für die Reichweitenmessung nutzen wir Plausible Analytics auf unserem eigenen Server in Deutschland (analytics.velo-automation.de). Ein Weiterreichen an Dritte findet nicht statt.

Erfasst werden: aufgerufene Seite, verweisende Seite, ungefährer Standort auf Länderebene, Gerätetyp, Betriebssystem und Browser. Plausible speichert keine Kennung auf Ihrem Gerät, legt kein Profil an und speichert Ihre IP-Adresse nicht. Ein Wiedererkennen über mehrere Tage oder Geräte hinweg ist damit nicht möglich.

Weil dabei weder Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert noch aus ihm ausgelesen werden, greift § 25 TTDSG nicht — eine Einwilligung ist nicht erforderlich, und es gibt deshalb kein Einwilligungsbanner. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt darin zu erkennen, welche Inhalte gelesen werden und wo Besucher abspringen.

Schriftarten liefern wir vom eigenen Server aus. Es werden keine Google Fonts, keine CDN-Skripte, keine Kartendienste, keine Social-Media-Plugins und keine externen Bilder geladen. Ihr Browser baut beim Aufruf dieser Seiten ausschließlich eine Verbindung zu unserem Server auf. Externe Links — etwa auf die Websites der im Anbieter-Vergleich genannten Wettbewerber — sind reine Verweise; erst mit einem Klick entsteht eine Verbindung zum jeweiligen Anbieter.

Beratungs- und Onboarding-Formulare

Wenn Sie auf dieser Website ein Formular absenden, übertragen wir die eingegebenen Daten an unsere eigene Formular-Schnittstelle unter forms.velo-automation.de, die auf unserem Server in Deutschland läuft. Ein externer Formulardienst ist nicht beteiligt.

Verarbeitet werden die von Ihnen angegebenen Daten: Name, E-Mail-Adresse, Name der Hausverwaltung, bei einer Terminbuchung zusätzlich Wunschtermin und gewünschte Videoplattform, beim Onboarding die Angaben zu Postfach, Objektbestand und Zuständigkeiten. Zum Schutz vor automatisierten Einsendungen enthält das Formular ein für Sie unsichtbares Feld; wird es ausgefüllt, verwerfen wir die Einsendung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung und Erfüllung eines Vertrags). Wir verwenden diese Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, nicht für Werbung an Dritte. Anfragen ohne anschließenden Vertragsschluss löschen wir nach zwölf Monaten; bei Vertragsschluss gelten die steuerlichen Aufbewahrungsfristen von sechs beziehungsweise zehn Jahren (§ 147 AO, § 257 HGB).

Erforderlich sind allein Name und E-Mail-Adresse — ohne sie können wir Ihnen nicht antworten. Alle übrigen Angaben sind freiwillig; ohne sie fällt unsere Antwort lediglich allgemeiner aus. Eine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung zur Bereitstellung besteht nicht.

Für den Versand der Terminbestätigung und der Erinnerungen nutzen wir unseren eigenen Mailserver. Ein externer Newsletter- oder Versanddienst kommt nicht zum Einsatz.

Videogespräch: Buchen Sie einen Beratungstermin, übermitteln wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse an die von Ihnen gewählte Plattform — Zoom (Zoom Communications, Inc., USA) oder Microsoft Teams (Microsoft Corporation, USA) —, damit Sie den Zugangslink erhalten. Damit ist eine Übermittlung in die USA verbunden; beide Anbieter sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wenn Sie das nicht möchten, schreiben Sie uns stattdessen eine E-Mail — dann entfällt diese Übermittlung vollständig.

Wenn wir ein Dashboard für Ihre Verwaltung betreiben

Betreiben wir für eine Hausverwaltung ein Dashboard, verarbeiten wir dort personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung dieser Verwaltung. Verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO ist dann die Verwaltung, nicht Velo Automation. Betroffene — etwa Mieterinnen, Mieter und Eigentümer — richten ihre Anliegen an ihre Verwaltung.

Im Dashboard werden Antwortentwürfe mit Hilfe eines Sprachmodells erzeugt. Kein Entwurf wird ohne Freigabe durch eine Person der Verwaltung versendet; eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Inhalte werden nicht zum Training allgemeiner Sprachmodelle verwendet. Welches Modell eingesetzt wird und wo es betrieben wird, ist in der Systembeschreibung und im Auftragsverarbeitungsvertrag benannt. Verantwortliche Stelle für diese Verarbeitung ist die jeweilige Verwaltung.

Die Aussage zum eigenen Server bezieht sich auf das für eine Verwaltung betriebene Dashboard. Anfragen, die Sie über die Formulare dieser Website senden, laufen davon getrennt über unsere zentrale Formular-Schnittstelle und werden mit Daten aus einem Dashboard nicht zusammengeführt.

Grundlage ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, den wir vor Beginn der Verarbeitung schließen. Er ist Anlage zum Hauptvertrag (siehe AGB). Was dort geregelt ist und welche technischen und organisatorischen Maßnahmen gelten, beschreibt die Seite DSGVO in der Hausverwaltung. Jede Verwaltung erhält einen eigenen Server; es gibt keinen gemeinsamen Datenbestand und keinen geteilten Suchindex über mehrere Kunden hinweg (siehe Eigener Server).

Geschäftliche E-Mails

Wenn Sie von uns eine geschäftliche Nachricht erhalten haben, ohne uns zuvor kontaktiert zu haben: Wir haben Ihre öffentlich als Geschäftskontakt veröffentlichte Funktions-E-Mail-Adresse aus allgemein zugänglichen Quellen erhoben — Ihrer Website, Ihrem Impressum oder einem Branchenverzeichnis. Verarbeitet werden Firmenname, Anschrift, Website und diese Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der einmaligen geschäftlichen Kontaktaufnahme zu einem sachlich passenden Angebot. Dies ist zugleich die Information nach Art. 14 DSGVO.

Erhaltene Kontaktdaten löschen wir nach sechs Monaten, wenn keine Reaktion erfolgt, und unverzüglich, wenn Sie widersprechen.

Widerspruch: Eine Antwort mit dem Wort „Abmelden" genügt. Wir nehmen Ihre Adresse dann dauerhaft in eine Sperrliste auf, damit sie auch bei künftigen Recherchen nicht erneut angeschrieben wird. Diese Sperrliste speichern wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 21 Abs. 3 DSGVO und § 7 Abs. 3 Nr. 4 UWG. Sie enthält ausschließlich die E-Mail-Adresse und den Zeitpunkt des Widerspruchs und wird unbefristet geführt — nur so lässt sich ein erneutes Anschreiben dauerhaft ausschließen; eine Löschung dieses Eintrags würde dem Zweck Ihres Widerspruchs zuwiderlaufen.

Verträge und Unterschriften

Für Vertragsabschlüsse nutzen wir eine selbst betriebene Installation der Software DocuSeal auf unserem Server in Deutschland. Eine Übermittlung an einen externen Signaturdienst findet nicht statt. Verarbeitet werden Vertragsdaten, Name, Anschrift und die elektronische Unterschrift. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Vertragsdokumente mit elektronischer Unterschrift bewahren wir zehn Jahre ab Ende des Jahres auf, in dem der Vertrag endet (§ 147 AO, § 257 HGB), und löschen sie danach.

Empfänger Ihrer Daten

Innerhalb unseres Unternehmens erhält nur der Inhaber Zugriff. Darüber hinaus geben wir Daten an folgende Kategorien von Empfängern weiter, jeweils nur soweit erforderlich: an unseren Hosting-Dienstleister IONOS SE als Auftragsverarbeiter; bei Vertragsschluss an unsere Steuerberatung und an das Finanzamt zur Erfüllung steuerlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO); an unser Kreditinstitut zur Zahlungsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); bei einer Terminbuchung an die von Ihnen gewählte Videoplattform; im Fall der Rechtsverfolgung an Rechtsanwälte, Gerichte und Inkassodienstleister (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

Übermittlung in Drittländer

Beim Aufruf dieser Website findet keine Übermittlung in ein Land außerhalb der EU und des EWR statt: Es sind keine externen Dienste eingebunden, und Server und Formular-Schnittstelle stehen in Deutschland.

Eine Übermittlung in die USA findet ausschließlich dann statt, wenn Sie einen Beratungstermin über Zoom oder Microsoft Teams buchen — die Einzelheiten dazu stehen oben im Abschnitt zu den Formularen. Für die Verarbeitung im Dashboard einer Verwaltung sind Verarbeitungsorte und etwaige Übermittlungen im Auftragsverarbeitungsvertrag mit der jeweiligen Verwaltung geregelt; verantwortlich dafür ist die Verwaltung.

Automatisierte Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling nach Art. 22 Abs. 1 DSGVO findet auf dieser Website nicht statt. Über Ihre Anfrage entscheidet stets ein Mensch. Auch im Dashboard gibt es keine automatisierte Entscheidung: Das System erzeugt Entwürfe, versendet aber nichts ohne Freigabe durch eine Person der Verwaltung.

Ihre Rechte

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Für alle Anliegen genügt eine E-Mail an kontakt@velo-automation.de. Zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über TLS — erkennbar am Schlosssymbol in Ihrem Browser. Der administrative Zugriff auf den Server ist auf den Inhaber beschränkt und über Schlüsselauthentifizierung abgesichert; der Server ist durch eine Firewall und eine automatische Sperre nach fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen geschützt.

Diese Erklärung beschreibt den tatsächlichen Stand der Verarbeitung zum August 2026 und wird bei Änderungen an der Website angepasst. Sie ersetzt keine anwaltliche Prüfung im Einzelfall.