Was kostet KI in der Hausverwaltung? Die Preise, offen gerechnet
Die meisten Anbieter im Markt beantworten diese Frage nicht. Von acht recherchierten Anbietern nennen vier überhaupt keinen Preis, und nur einer beziffert die KI-Funktion für den Posteingang konkret. Auf dieser Seite stehen deshalb zuerst unsere eigenen Zahlen, dann zwei durchgerechnete Beispiele, dann die Einordnung in den Markt — und am Ende das, was nicht im Preis enthalten ist.
Alle Preise zzgl. USt. Einrichtung einmalig, Betrieb monatlich.
Was kosten die drei Pakete?
Jedes Paket enthält ein angebundenes Postfach. Alle Beträge netto, Stand August 2026. Ein weiterer Mitarbeitenden-Zugang kostet nichts — abgerechnet werden Postfächer, nicht Personen.
Mail-Pilot
Ein Postfach, priorisiert und mit prĂĽfbaren AntwortentwĂĽrfen.
+ 990 € Einrichtung
oder 82,50 € × 12 Raten
- Ein Postfach wird angebunden (IMAP, kein Systemwechsel)
- Eingehende Mails werden priorisiert: Notfall, Frist, Beschwerde, Standard
- Objektbezug wird automatisch erkannt und zugeordnet
- Antwortentwürfe mit Belegkette — nichts geht ohne Freigabe raus
- Eigener Server in Deutschland, ausschlieĂźlich fĂĽr Ihre Verwaltung
Erstes Jahr: 5.670 € · ab Jahr 2: 4.680 €
Team-Dashboard
Mehrere Postfächer, gemeinsame Bearbeitung, Objekt- und Dokumentenwissen.
+ 2.900 € Einrichtung
oder 241,67 € × 12 Raten
- Alles aus dem Mail-Piloten
- Mehrere Postfächer und Teammitglieder mit eigenen Zugängen
- Gemeinsame Bearbeitung: wer bearbeitet welchen Vorgang
- Dokumentenwissen (Teilungserklärung, Beschlüsse, Verträge) als Antwortgrundlage
- Objekt- und Einheitenstamm mit Zuordnung
Erstes Jahr: 11.180 € · ab Jahr 2: 8.280 €
Prozess-Ausbau
Wiederkehrende Abläufe automatisiert — mit Freigabe an jedem Schritt.
+ 4.900 € Einrichtung
oder 408,33 € × 12 Raten
- Alles aus dem Team-Dashboard
- Wiederkehrende Abläufe: Schadensmeldung, Handwerkerbeauftragung, Fristenlauf
- Anbindung an bestehende Verwaltungssoftware (soweit Schnittstelle vorhanden)
- Eigene Auswertungen und Berichte
- Priorisierte Weiterentwicklung nach Ihren Abläufen
Erstes Jahr: 15.580 € · ab Jahr 2: 10.680 €
Der Wechsel in ein größeres Paket kostet keine zweite Einrichtungspauschale — angerechnet wird, was Sie bereits bezahlt haben.
Was zahlt eine Verwaltung mit zwei oder vier Postfächern?
Der übliche Fall in dieser Größenordnung: ein geteiltes Info-Postfach, dazu ein bis drei persönliche Postfächer der Objektbetreuung. Gerechnet mit dem Team-Dashboard.
Klein anfangen
Erstes Jahr einschließlich 990 € Einrichtung: 5.670 €. Ab Jahr 2: 4.680 €. Der kleinste sinnvolle Zuschnitt: ein Postfach mit dem höchsten Aufkommen.
Zwei Postfächer
Erstes Jahr einschließlich 2.900 € Einrichtung: 12.980 €. Ab Jahr 2: 10.080 €. Info-Postfach plus eine Objektbetreuung — der häufigste Einstieg.
Vier Postfächer
Erstes Jahr einschließlich 2.900 € Einrichtung: 16.580 €. Ab Jahr 2: 13.680 €. Info-Postfach plus drei Objektbetreuungen.
Die andere Seite der Rechnung
Eine Sachbearbeiterin kostet eine Verwaltung mit Arbeitgeberanteilen selten unter 4.000 € im Monat. Die Frage lautet also nicht, ob 840 € viel Geld sind, sondern ob im Postfach jeden Monat mehr als ein Fünftel einer Stelle an Sortier- und Suchzeit steckt.
Mehr zum kleinsten Zuschnitt auf der Seite fĂĽr Verwaltungen mit 50 bis 500 Einheiten.
Was verlangen andere Anbieter fĂĽr KI im Posteingang?
Die ehrliche Antwort: Das lässt sich kaum vergleichen, weil die meisten Anbieter den Preis für genau diese Funktion nicht ausweisen. Alle folgenden Angaben stammen von den öffentlichen Anbieter-Seiten, Stand August 2026, verlinkt im Anbieter-Vergleich.
etg24
Der einzige Anbieter mit einem bezifferten Preis für die KI-Mail, buchbar ab dem PRO-Tarif (ab 175,50 € monatlich). Antwortvorschläge sind allerdings dem ENTERPRISE-Tarif ab 400,50 € vorbehalten.
Bei 300 Einheiten rechnerisch rund 430 € im Monat — ohne ausgewiesenen Serverstandort und ohne dokumentierten Freigabeschritt.
casavi
Bis zu 500 Einheiten — allerdings für nur eine Mitarbeiter-Lizenz. Wer mit vier Personen arbeitet, ist bei Core M ab 329 € oder Core L ab 599 €.
Für die Ausbaustufe AI Assist Pro mit kontextbezogenen Antwortvorschlägen weist casavi keinen Preis aus.
immocloud
Der günstigste Anbieter im Feld — hat aber gar keine KI-gestützte Mail-Bearbeitung. Ausgewiesen ist ausschließlich KI-Belegerfassung.
Die Standardtarife enden bei 50 Einheiten.
Cambioo, DoNexus, facilioo
Cambioo rechnet nach Minuten ab (90 bis 553 € monatlich), sagt aber für den KI-Posteingang selbst nichts zum Preis. DoNexus und facilioo veröffentlichen überhaupt keine Preise.
Was daraus folgt
Keine Aussage darüber, wer besser ist. Nur diese: Ein Preisvergleich über die KI-Funktion ist im Markt derzeit nicht sauber möglich, weil die Zahlen fehlen. Vergleichbar sind Leistungsmerkmale — Serverzuschnitt, Freigabepflicht, Lizenzmodell —, und die stehen im Vergleich.
Einrichtung auf zwölf Raten
Der Gesamtbetrag bleibt gleich — es fallen keine Zinsen und keine Gebühren an. Die Ratenzahlung nimmt nur die Hürde am Anfang.
Mail-Pilot
Ab Jahr 2 wieder 390 € im Monat. Erstes Jahr gesamt: 5.670 € — in beiden Fällen derselbe Betrag.
Team-Dashboard
Ab Jahr 2 wieder 690 € im Monat. Erstes Jahr gesamt: 11.180 € — in beiden Fällen derselbe Betrag.
Prozess-Ausbau
Ab Jahr 2 wieder 890 € im Monat. Erstes Jahr gesamt: 15.580 € — in beiden Fällen derselbe Betrag.
Erweitern, ohne das Paket zu wechseln
Zwischen dem Mail-Pilot und dem Team-Dashboard liegen 1.910 € Einrichtung. Wer nur eine einzelne Funktion braucht, muss diesen Sprung nicht machen — die folgenden Bausteine sind einzeln buchbar:
Weiterer Mitarbeitenden-Zugang
Jede weitere Person im Team bekommt einen eigenen Zugang.
casavi Core S deckt eine Lizenz ab; drei Personen brauchen dort Core M ab 329 € statt 219 € — ein Aufschlag von 110 € im Monat für dieselbe Software.
Weiteres Postfach
Ein zusätzliches Postfach wird angebunden, priorisiert und zugeordnet.
Abgerechnet wird das Postfach, nicht die Person, die hineinschaut.
Dokumentenwissen
Teilungserklärung, Beschlüsse und Verträge werden zur Antwortgrundlage — mit Angabe der Fundstelle.
Im Team-Dashboard enthalten. Einzeln buchbar, wenn ein Postfach genĂĽgt.
Fristen und Wiedervorlage
Fristen werden erkannt, auf Wiedervorlage gelegt und vor Ablauf gemeldet.
Die Fristenkontrolle bleibt Aufgabe der Verwaltung — das Modul erinnert, es haftet nicht.
Auswertungen
Bearbeitungszeiten, Rückstände und Themenverteilung als Bericht.
Im Team-Dashboard enthalten.
Anbindung an Ihre Verwaltungssoftware
Objekt- und Einheitendaten kommen aus dem Bestandssystem, sofern es eine dokumentierte Schnittstelle hat.
Ohne dokumentierte Schnittstelle wird daraus Einzelentwicklung — die kalkulieren wir vorher oder raten davon ab.
Ein weiterer Mitarbeitender kostet nichts
Das ist der Punkt, an dem sich die Rechnung gegen das Feld dreht. Bei uns wird das Postfach abgerechnet, nicht die Person, die hineinschaut. Eine Verwaltung mit drei Personen an einem Postfach zahlt genauso viel wie eine mit einer Person. Bei casavi bedeutet dieselbe Situation den Wechsel von Core S (219 €) auf Core M (329 €) — 110 € mehr im Monat, ohne dass eine Funktion dazukommt.
Rechenbeispiel für den Zwischenschritt: Mail-Pilot plus Dokumentenwissen kostet 1.480 € Einrichtung und 510 € im Monat. Das Team-Dashboard liegt bei 2.900 € und 690 € — es enthält dafür mehrere Postfächer und die Auswertungen. Wer beides braucht, fährt mit dem Paket besser; wer nur das Dokumentenwissen will, spart 1.420 € Einrichtung.
Beim Wechsel in ein größeres Paket wird angerechnet, was Sie für Einrichtung und Bausteine bereits bezahlt haben. Eine zweite Einrichtungspauschale fällt nicht an.
Was kostet das erste Jahr — bei allen?
Ein Monatspreis allein sagt wenig, solange eine Einrichtungspauschale danebensteht. Das Diagramm rechnet für jeden Anbieter zusammen, was im ersten Jahr tatsächlich abfließt: Einrichtung plus zwölf Monatsbeiträge, jeweils im günstigsten Tarif, der die genannte Leistung enthält. Angaben von den öffentlichen Anbieter-Seiten, Stand August 2026, verlinkt im Anbieter-Vergleich.
Wir sind das teuerste Angebot im Feld
Das steht hier, weil Sie es ohnehin ausrechnen. Der ehrliche Direktvergleich ist etg24 ENTERPRISE mit 4.806 € — das einzige Angebot mit einer vergleichbaren Funktion zu einem ausgewiesenen Preis. Unser Mail-Pilot liegt mit 5.670 € rund 18 % darüber. Gegen casavi Core S ist es mehr als das Doppelte.
Vier Punkte erklären den Unterschied. Ob sie ihn rechtfertigen, entscheiden Sie:
1. Ein eigener Server je Kunde
Von acht geprüften Anbietern betreibt keiner einen dedizierten Server je Verwaltung. Das ist kein Marketingunterschied, sondern ein Kostenunterschied: Ein Multi-Tenant-System verteilt eine Installation auf hunderte Kunden, wir betreiben eine je Kunde. Diese Fixkosten stecken im Preis. Was das praktisch bedeutet, steht auf Eigener Server.
2. Die Freigabepflicht ist Teil des Produkts
Das System versendet nichts selbständig. Jeder Entwurf trägt die Belegkette — welche Quelle ihn stützt — und geht erst nach Freigabe raus. Von acht Anbietern dokumentiert das außer uns nur Cambioo; etg24 wirbt umgekehrt damit, dass Vorschläge direkt versendet werden können. Details unter Freigabe-Ablauf.
3. Die Einrichtung ist enthalten, nicht Ihre Aufgabe
Server, Postfachanbindung, Objekt- und Einheitenstamm, Regelwerk für Priorisierung und Zuordnung, Einweisung des Teams — das machen wir. Bei casavi und etg24 ist das Onboarding Eigenleistung der Verwaltung. Diese Zeit taucht in keinem Preisvergleich auf, kostet aber real.
4. Kein Preissprung, wenn mehr Leute damit arbeiten
casavi Core S deckt eine Lizenz ab. Eine Verwaltung mit drei Personen landet dort bei Core M ab 329 € monatlich, also 3.948 € im Jahr — der Abstand schrumpft. Bei uns ändert die Zahl der Mitarbeitenden am Preis nichts; abgerechnet werden Postfächer, nicht Köpfe.
Wann wir die falsche Wahl sind: Wenn Sie unter 50 Einheiten verwalten, ist immocloud für 480 € im Jahr das bessere Geschäft — auch ohne KI-Mail. Wenn eine Person allein das Postfach bearbeitet und ein geteilter Server in Ordnung geht, ist casavi Core S deutlich günstiger. Wir rechnen uns dort, wo mehrere Leute an einem vollen Postfach sitzen und die Datentrennung eine Rolle spielt.
Was ist nicht im Preis enthalten?
Drei Punkte kalkulieren wir gesondert, weil sie sich nicht pauschalieren lassen. Sie stehen vor Vertragsschluss im Angebot, nicht später auf der Rechnung:
- Migration von Altdaten: Historische Vorgänge aus einem Vorsystem zu übernehmen, ist Projektarbeit und hängt vollständig vom Zustand der Daten ab. Der laufende Betrieb funktioniert ohne diese Migration — das System lernt Ihren Bestand aus dem Objekt- und Einheitenstamm und den eingehenden Mails.
- Schnittstellen ohne dokumentierte API: Wo Ihre Verwaltungssoftware eine dokumentierte Schnittstelle hat, ist die Anbindung im Prozess-Ausbau enthalten. Wo es keine gibt, wird daraus Einzelentwicklung mit ungewissem Aufwand — die kalkulieren wir vorher oder raten davon ab.
- Schulung über die Einweisung hinaus: Die Einweisung des Teams ist in jedem Paket enthalten. Mehrtägige Schulungen, Prozessberatung oder die Begleitung einer Umstrukturierung sind es nicht.
Häufige Fragen zu den Kosten
Was kostet der Einstieg mit einem Postfach?
Der Mail-Pilot kostet 990 € Einrichtung einmalig und 390 € im Monat, jeweils zzgl. USt. Darin enthalten sind ein angebundenes Postfach, Priorisierung, Objekterkennung, Antwortentwürfe mit Freigabe, der eigene Server sowie Regelwerk und Einweisung.
Was kostet ein zusätzliches Postfach?
Jedes weitere Postfach kostet 150 € im Monat zzgl. USt. Eine Verwaltung mit dem Team-Dashboard und zwei Postfächern zahlt damit 840 € monatlich, mit vier Postfächern 1.140 € monatlich. Die Einrichtung von 2.900 € fällt einmalig an.
Was ist nicht im Preis enthalten?
Die Migration von Altdaten aus einem Vorsystem, Anbindungen an Software ohne dokumentierte Schnittstelle und Schulungen, die ĂĽber die enthaltene Einweisung hinausgehen. Diese Punkte kalkulieren wir vorher schriftlich, damit sie nicht als Nachtrag auf der Rechnung stehen.
Wie teuer sind vergleichbare Angebote?
etg24 weist als einziger Anbieter einen Preis für die KI-Mail aus: 0,10 € je Einheit und Monat ab dem PRO-Tarif, Antwortvorschläge jedoch erst ab ENTERPRISE mit 400,50 € monatlich. casavi startet bei 219 € monatlich für eine Lizenz. Stand August 2026.
Angebot statt Preistabelle
Nennen Sie uns Einheitenzahl, Postfächer und Teamgröße — Sie bekommen ein schriftliches Angebot mit allen Positionen, auch den gesondert kalkulierten.
Beratung buchenEigene Preise: Stand August 2026, alle Beträge zzgl. USt. Wettbewerbsangaben von den öffentlichen Anbieter-Seiten, Stand August 2026, Quellen je Anbieter im Vergleich verlinkt. Alle Angaben stammen von den öffentlichen Anbieter-Seiten (Stand August 2026, Quellen je Zeile verlinkt). Preise ändern sich — verbindlich ist immer die Anbieter-Website. Der Vergleich ist sachlich und nachprüfbar gehalten (§ 6 UWG). Schwächen sind als Abwesenheit einer öffentlichen Aussage formuliert, nicht als Behauptung über die tatsächliche Produkteigenschaft. Fehler bitte an kontakt@velo-automation.de — wir korrigieren umgehend.