Was kostet KI in der Hausverwaltung? Die Preise, offen gerechnet
Die meisten Anbieter im Markt beantworten diese Frage nicht. Von acht recherchierten Anbietern nennen vier überhaupt keinen Preis, und nur einer beziffert die KI-Funktion für den Posteingang konkret. Auf dieser Seite stehen deshalb zuerst unsere eigenen Zahlen, dann zwei durchgerechnete Beispiele, dann die Einordnung in den Markt — und am Ende das, was nicht im Preis enthalten ist.
Alle Preise zzgl. USt. Einrichtung einmalig, Betrieb monatlich.
Was kosten die drei Pakete?
Mail-Pilot — 990 € Einrichtung, 390 € monatlich
Ein Postfach, priorisiert und mit prĂĽfbaren AntwortentwĂĽrfen.
- Ein Postfach wird angebunden (IMAP, kein Systemwechsel)
- Eingehende Mails werden priorisiert: Notfall, Frist, Beschwerde, Standard
- Objektbezug wird automatisch erkannt und zugeordnet
- Antwortentwürfe mit Belegkette — nichts geht ohne Freigabe raus
- Eigener Server in Deutschland, ausschlieĂźlich fĂĽr Ihre Verwaltung
- Einrichtung, Regelwerk und Einweisung inklusive
Team-Dashboard — 2.900 € Einrichtung, 690 € monatlich Empfohlen
Mehrere Postfächer, gemeinsame Bearbeitung, Objekt- und Dokumentenwissen.
- Alles aus dem Mail-Piloten
- Mehrere Postfächer und Teammitglieder mit eigenen Zugängen
- Gemeinsame Bearbeitung: wer bearbeitet welchen Vorgang
- Dokumentenwissen (Teilungserklärung, Beschlüsse, Verträge) als Antwortgrundlage
- Objekt- und Einheitenstamm mit Zuordnung
- Auswertung: Bearbeitungszeiten, Rückstände, Themenverteilung
Prozess-Ausbau — 4.900 € Einrichtung, 890 € monatlich
Wiederkehrende Abläufe automatisiert — mit Freigabe an jedem Schritt.
- Alles aus dem Team-Dashboard
- Wiederkehrende Abläufe: Schadensmeldung, Handwerkerbeauftragung, Fristenlauf
- Anbindung an bestehende Verwaltungssoftware (soweit Schnittstelle vorhanden)
- Eigene Auswertungen und Berichte
- Priorisierte Weiterentwicklung nach Ihren Abläufen
Jedes Paket enthält ein angebundenes Postfach. Weiteres Postfach: 150 € im Monat. Der Wechsel in ein größeres Paket kostet keine zweite Einrichtungspauschale — angerechnet wird, was Sie bereits bezahlt haben.
Was zahlt eine Verwaltung mit zwei oder vier Postfächern?
Der übliche Fall in dieser Größenordnung: ein geteiltes Info-Postfach, dazu ein bis drei persönliche Postfächer der Objektbetreuung. Gerechnet mit dem Team-Dashboard:
- Zwei Postfächer: 690 € + 150 € = 840 € im Monat. Im ersten Jahr zusammen mit der Einrichtung: 12.980 €.
- Vier Postfächer: 690 € + 3 × 150 € = 1.140 € im Monat. Im ersten Jahr: 16.580 €.
Wer klein anfangen will, startet mit dem Mail-Pilot auf dem Postfach mit dem höchsten Aufkommen: 990 € einmalig plus 390 € im Monat, im ersten Jahr also 5.670 €. Das ist bewusst der kleinste sinnvolle Zuschnitt — mehr dazu auf der Seite für Verwaltungen mit 50 bis 500 Einheiten.
Für die Einordnung hilft ein Blick auf die andere Seite der Rechnung: Eine Sachbearbeiterin kostet eine Verwaltung mit Arbeitgeberanteilen selten unter 4.000 € im Monat. Die Frage lautet also nicht, ob 840 € viel Geld sind, sondern ob im Postfach jeden Monat mehr als ein Fünftel einer Stelle an Sortier- und Suchzeit steckt.
Was verlangen andere Anbieter fĂĽr KI im Posteingang?
Die ehrliche Antwort: Das lässt sich kaum vergleichen, weil die meisten Anbieter den Preis für genau diese Funktion nicht ausweisen. Alle folgenden Angaben stammen von den öffentlichen Anbieter-Seiten, Stand August 2026, verlinkt im Anbieter-Vergleich.
- etg24 ist der einzige Anbieter mit einem bezifferten Preis für die KI-Mail: 0,10 € je Einheit und Monat, buchbar ab dem PRO-Tarif (ab 175,50 € monatlich). Antwortvorschläge sind allerdings dem ENTERPRISE-Tarif ab 400,50 € monatlich vorbehalten. Bei 300 Einheiten landen Sie damit rechnerisch bei rund 430 € im Monat — allerdings ohne ausgewiesenen Serverstandort und ohne dokumentierten Freigabeschritt vor dem Versand.
- casavi startet mit Core S bei 219 € monatlich für bis zu 500 Einheiten — allerdings für nur eine Mitarbeiter-Lizenz. Wer mit vier Personen arbeitet, ist bei Core M ab 329 € oder Core L ab 599 € monatlich. Für die Ausbaustufe AI Assist Pro mit kontextbezogenen Antwortvorschlägen weist casavi keinen Preis aus.
- immocloud ist mit 9,99 bis 39,99 € monatlich der günstigste Anbieter im Feld — hat aber gar keine KI-gestützte Mail-Bearbeitung. Ausgewiesen ist ausschließlich KI-Belegerfassung. Die Standardtarife enden zudem bei 50 Einheiten.
- Cambioo, DoNexus und facilioo nennen für die Mailfunktion keinen Preis. Cambioo rechnet nach Minuten ab (90 bis 553 € monatlich), sagt aber für den KI-Posteingang selbst nichts zum Preis. DoNexus und facilioo veröffentlichen überhaupt keine Preise.
Daraus folgt keine Aussage darüber, wer besser ist. Es folgt nur: Ein Preisvergleich über die KI-Funktion ist im Markt derzeit nicht sauber möglich, weil die Zahlen fehlen. Vergleichbar sind Leistungsmerkmale — Serverzuschnitt, Freigabepflicht, Lizenzmodell —, und die stehen im Vergleich.
Was ist nicht im Preis enthalten?
Drei Punkte kalkulieren wir gesondert, weil sie sich nicht pauschalieren lassen. Sie stehen vor Vertragsschluss im Angebot, nicht später auf der Rechnung:
- Migration von Altdaten: Historische Vorgänge aus einem Vorsystem zu übernehmen, ist Projektarbeit und hängt vollständig vom Zustand der Daten ab. Der laufende Betrieb funktioniert ohne diese Migration — das System lernt Ihren Bestand aus dem Objekt- und Einheitenstamm und den eingehenden Mails.
- Schnittstellen ohne dokumentierte API: Wo Ihre Verwaltungssoftware eine dokumentierte Schnittstelle hat, ist die Anbindung im Prozess-Ausbau enthalten. Wo es keine gibt, wird daraus Einzelentwicklung mit ungewissem Aufwand — die kalkulieren wir vorher oder raten davon ab.
- Schulung über die Einweisung hinaus: Die Einweisung des Teams ist in jedem Paket enthalten. Mehrtägige Schulungen, Prozessberatung oder die Begleitung einer Umstrukturierung sind es nicht.
Häufige Fragen zu den Kosten
Was kostet der Einstieg mit einem Postfach?
Der Mail-Pilot kostet 990 € Einrichtung einmalig und 390 € im Monat, jeweils zzgl. USt. Darin enthalten sind ein angebundenes Postfach, Priorisierung, Objekterkennung, Antwortentwürfe mit Freigabe, der eigene Server sowie Regelwerk und Einweisung.
Was kostet ein zusätzliches Postfach?
Jedes weitere Postfach kostet 150 € im Monat zzgl. USt. Eine Verwaltung mit dem Team-Dashboard und zwei Postfächern zahlt damit 840 € monatlich, mit vier Postfächern 1.140 € monatlich. Die Einrichtung von 2.900 € fällt einmalig an.
Was ist nicht im Preis enthalten?
Die Migration von Altdaten aus einem Vorsystem, Anbindungen an Software ohne dokumentierte Schnittstelle und Schulungen, die ĂĽber die enthaltene Einweisung hinausgehen. Diese Punkte kalkulieren wir vorher schriftlich, damit sie nicht als Nachtrag auf der Rechnung stehen.
Wie teuer sind vergleichbare Angebote?
etg24 weist als einziger Anbieter einen Preis für die KI-Mail aus: 0,10 € je Einheit und Monat ab dem PRO-Tarif, Antwortvorschläge jedoch erst ab ENTERPRISE mit 400,50 € monatlich. casavi startet bei 219 € monatlich für eine Lizenz. Stand August 2026.
Angebot statt Preistabelle
Nennen Sie uns Einheitenzahl, Postfächer und Teamgröße — Sie bekommen ein schriftliches Angebot mit allen Positionen, auch den gesondert kalkulierten.
Beratung buchenEigene Preise: Stand August 2026, alle Beträge zzgl. USt. Wettbewerbsangaben von den öffentlichen Anbieter-Seiten, Stand August 2026, Quellen je Anbieter im Vergleich verlinkt. Alle Angaben stammen von den öffentlichen Anbieter-Seiten (Stand August 2026, Quellen je Zeile verlinkt). Preise ändern sich — verbindlich ist immer die Anbieter-Website. Der Vergleich ist sachlich und nachprüfbar gehalten (§ 6 UWG). Schwächen sind als Abwesenheit einer öffentlichen Aussage formuliert, nicht als Behauptung über die tatsächliche Produkteigenschaft. Fehler bitte an kontakt@velo-automation.de — wir korrigieren umgehend.