KI für Verwaltungen mit 50 bis 500 Einheiten

Stand: August 2026 · Für inhabergeführte Verwaltungen mit 2 bis 5 Mitarbeitenden · Lesezeit ca. 6 Minuten

Zwischen dem Werkzeug für den privaten Vermieter und der Plattform für den Bestandshalter klafft eine Lücke. Sie beginnt ungefähr bei 50 Einheiten und endet dort, wo eine Verwaltung sich eine fünfstellige Jahreslizenz leisten kann. Genau in dieser Lücke arbeitet der größte Teil der deutschen Hausverwaltungen — und dort ist das Angebot an KI-gestützter Mail-Bearbeitung mit ausgewiesenem Preis am dünnsten.

Wo genau liegt die Preisklippe?

Drei Zahlen aus dem Anbieter-Vergleich, alle von den öffentlichen Anbieter-Seiten, Stand August 2026:

• immocloud endet bei 50 Einheiten. Der Investor-Tarif kostet 39,99 € im Monat und deckt bis zu 50 Einheiten ab, darüber heißt es „auf Anfrage“. KI-gestützte Mail-Bearbeitung gibt es dort ohnehin nicht — ausgewiesen ist ausschließlich KI-Belegerfassung.
• casavi startet bei 219 € im Monat — mit einer Lizenz. Core S deckt bis zu 500 Einheiten ab, aber nur einen Arbeitsplatz. Ein Betrieb mit vier Personen am Postfach landet bei Core M ab 329 € oder Core L ab 599 € monatlich. Für die KI-Ausbaustufe mit kontextbezogenen Antwortvorschlägen ist kein Preis ausgewiesen.
• Antwortvorschläge bei etg24 erst ab 400,50 € im Monat. Die intelligente E-Mail-Inbox kostet 0,10 € je Einheit und Monat ab dem PRO-Tarif — die Antwortvorschläge selbst sind dem ENTERPRISE-Tarif ab 400,50 € monatlich vorbehalten.

Dazwischen steht praktisch nichts mit ausgewiesenem Preis. Cambioo, DoNexus, facilioo, DOMUS und Haufe PowerHaus nennen für die Mailfunktion keine Zahl, sondern verweisen auf ein Gespräch. Wer als Verwaltung mit 180 Einheiten und drei Mitarbeitenden herausfinden will, was KI im Posteingang kostet, muss sich das aus fünf Vertriebsgesprächen zusammensuchen.

Warum trifft es gerade diese Betriebsgröße?

Weil dort drei Dinge zusammenkommen, die sich gegenseitig verstärken:

• Ein geteiltes Postfach, mehrere Köpfe. Bei 50 Einheiten sortiert eine Person alles im Kopf. Ab etwa 150 Einheiten arbeiten zwei bis fünf Menschen an derselben Adresse — und ab da ist unklar, wer welche Mail schon gelesen hat, was dringend ist und was liegen bleibt. Ordnerstrukturen lösen das nicht, weil sie erst greifen, nachdem jemand gelesen hat.
• Kein IT-Personal. In dieser Größe gibt es keine interne IT, sondern im besten Fall einen Systemhaus-Vertrag für Drucker und Backups. Jedes Werkzeug, das Installation, Serverpflege oder ein Berechtigungskonzept verlangt, wird zur Dauerbaustelle.
• Der Bestand hängt an Personen. Wer weiß, dass in der Musterstraße 12 der Aufzug bekannt defekt ist und die Eigentümerin nur schriftlich erreichbar sein will? Eine Kollegin. Fällt sie aus oder geht sie in Rente, geht dieses Wissen mit. Genau dieses Wissen liegt in Wahrheit schon im Postfach — nur unsortiert.

Der Engpass in dieser Größe ist selten das Formulieren einer Antwort. Er ist das Sortieren, das Suchen und das Nachschlagen davor. Wie das im Alltag aussieht, steht auf der Seite zu Mieteranfragen.

Wie sieht der Einstieg aus?

Mit einem Postfach, ohne Systemwechsel. Der Mail-Pilot kostet 990 € Einrichtung und 390 € im Monat, jeweils zzgl. USt. Angebunden wird üblicherweise das geteilte Info-Postfach mit dem höchsten Aufkommen — über IMAP, so wie sich auch ein Mailprogramm anmeldet.

Was dabei ausdrücklich nicht passiert:

• Ihre Verwaltungssoftware bleibt, wo sie ist. Abrechnung, Buchhaltung und Stammdaten laufen weiter im gewohnten Programm. Eine Anbindung an das Kernsystem ist erst im Prozess-Ausbau vorgesehen und auch dann nur, soweit eine dokumentierte Schnittstelle vorhanden ist.
• Ihr Team wechselt das Werkzeug nicht am ersten Tag. Das Postfach funktioniert unverändert weiter. Das Dashboard liegt daneben und zeigt die sortierte Liste samt Entwürfen — wer will, arbeitet in der ersten Woche weiter wie bisher und schaut nur zu.
• Es wird nichts ungeprüft versendet. Jede Antwort geht erst nach Freigabe durch eine Person aus Ihrem Team raus, protokolliert mit Name und Zeitpunkt. Das ist keine Einstellung, sondern der fest eingebaute Ablauf.
• Es entsteht kein Serveraufwand bei Ihnen. Der eigene Server für Ihre Verwaltung steht in einem deutschen Rechenzentrum und wird von uns betrieben.

Wächst der Betrieb, kommen weitere Postfächer für je 150 € im Monat dazu oder Sie wechseln in das Team-Dashboard — die bereits gezahlte Einrichtungspauschale wird angerechnet. Die vollständige Rechnung mit zwei und vier Postfächern steht auf der Kosten-Seite.

Wann lohnt sich das nicht?

Wenn täglich weniger als etwa 20 Mails eingehen, wenn eine einzige Person den gesamten Bestand bearbeitet und im Kopf hat, oder wenn ohnehin in den nächsten Monaten das Kernsystem gewechselt wird. In diesen Fällen ist der monatliche Betrag größer als der Nutzen — und wir sagen das im Gespräch, bevor ein Angebot geschrieben wird.

Häufige Fragen von kleineren Verwaltungen

Eigene Preise: Stand August 2026, alle Beträge zzgl. USt. Wettbewerbsangaben von den öffentlichen Anbieter-Seiten, Stand August 2026, Quellen im Anbieter-Vergleich verlinkt. Alle Angaben stammen von den öffentlichen Anbieter-Seiten (Stand August 2026, Quellen je Zeile verlinkt). Preise ändern sich — verbindlich ist immer die Anbieter-Website. Der Vergleich ist sachlich und nachprüfbar gehalten (§ 6 UWG). Schwächen sind als Abwesenheit einer öffentlichen Aussage formuliert, nicht als Behauptung über die tatsächliche Produkteigenschaft. Fehler bitte an kontakt@velo-automation.de — wir korrigieren umgehend.